Reorganização interna e uso de ferramenta digital tornam o serviço mais eficiente, diminuem imprevistos e garantem mais previsibilidade ao paciente e equipe médica.

Luiz Moreira deu entrada no Hospital de Base do Distrito Federal (HB-DF), unidade administrada pelo Instituto de Gestão Estratégica de Saúde (IgesDF), para colocar uma prótese no joelho e, em poucos dias, já estava em recuperação.

A mulher dele, Maria Lucineide, conta que recebeu a ligação confirmando a cirurgia de forma rápida e organizada. “Foi tudo bem ágil. Entendemos que as informações sobre o caso dele estavam bem cuidadas e só temos a agradecer. Ele chegou, rapidamente fez a cirurgia e logo mais estará em casa”, afirma.

A confirmação do procedimento de Luiz, feita diretamente com o paciente ou seus familiares, reflete uma mudança na forma de organizar as agendas cirúrgicas e acompanhar cada etapa antes da internação no Hospital de Base.

Em 2025, por exemplo, houve uma redução histórica de 55% no índice de cancelamento na ortopedia e trauma, garantindo mais rapidez e segurança para pacientes que aguardam cirurgia.

A melhora veio a partir de uma maior integração entre médicos, equipe de enfermagem, área administrativa e outros profissionais da assistência, além da implementação da ferramenta Airtable para estruturar o planejamento das cirurgias. A plataforma permite acompanhar, em tempo real, o diagnóstico, a prioridade do caso, o tipo de procedimento e possíveis pendências, dando mais controle sobre cada etapa do preparo cirúrgico.

Segundo o chefe do serviço da Ortopedia do Hospital de Base, Rodrigo do Carmo, o novo modelo trouxe mais segurança no planejamento das salas. “Com as informações organizadas em tempo real, conseguimos planejar melhor as salas, alinhar as equipes e reduzir imprevistos que antes levavam ao cancelamento das cirurgias”, explica.

A divisão por tipo de problema também possibilita agrupar cirurgias semelhantes, o que otimiza o uso de materiais e o tempo dentro do centro cirúrgico. “Isso gera mais eficiência, menos desperdício e mais segurança para o paciente”, completa.

Organização que melhora o atendimento

Antes, o controle era feito em planilhas menos integradas, o que dificultava a atualização simultânea dos dados e a visão completa da situação de cada paciente. Agora, exames, avaliação de risco para cirurgia, pendências e tempo de espera ficam centralizados e acessíveis às equipes.

A assistente administrativo Mariana de Melo, que sugeriu a adoção da ferramenta, explica que o sistema ajuda a identificar rapidamente quem já pode ser incluído na agenda e quem ainda precisa concluir exames ou ajustes clínicos. “Conseguimos agrupar os pacientes por situação, ver o que falta e orientar os médicos com mais clareza. Isso facilita muito a organização”, relata.

Ela destaca, ainda, que o histórico dos pacientes permanece registrado, o que é importante em um hospital em que muitas pessoas retornam para novos procedimentos. “Nada se perde. Temos o registro de todas as internações e conseguimos acompanhar a trajetória do paciente dentro do hospital”, acrescenta.

Resultado direto para a população

Para o residente em ortopedia Gilson Batista, a mudança trouxe mais agilidade ao dia a dia das equipes. “Hoje todos conseguem acessar as informações ao mesmo tempo. Se eu atualizo um dado, todos já visualizam. Isso melhora o controle dos pacientes, da gestão de leitos e da programação das cirurgias”, destaca.

A integração também permite que a equipe de enfermagem e a gestão de leitos acompanhem as prioridades em tempo real, definindo com mais rapidez quem precisa ser internado e evitando atrasos no procedimento.

 Para o chefe do serviço, o resultado mostra como organização e planejamento fortalecem o cuidado. “Quando a informação circula de forma clara, o cuidado acontece com mais eficiência”, conclui.

No caso de Luiz Moreira, a agilidade significou iniciar a recuperação sem longas esperas. “Para mim é uma sensação boa. A previsão era a de que eu ficasse aqui aguardando por um tempo para fazer o procedimento. Agora estou feliz que vou voltar pra casa com mais qualidade de vida que antes”, celebra.